Szczegółowe zasady rejestracji, gromadzenia i obiegu dokumentów, a także organizację i zakres działania archiwów zakładowych i składnicy akt jednostek organizacyjnych SW określa Zarządzenie Nr 35/2016 Dyrektora Generalnego Służby Więziennej z dnia 15 lipca 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej.
W Centralnym Zarządzie Służby Więziennej w Warszawie funkcjonuje archiwum, gdzie przechowywana jest dokumentacja aktowa własna.
Rejestry, ewidencje, archiwa prowadzone w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej:
1) Biuro Dyrektora Generalnego Służby Więziennej:
- Ewidencja jednostek organizacyjnych;
- Posiedzenia kierownictwa CZSW;
- Narady i odprawy organizowane przez CZSW;
- Opracowania CZSW;
- Udostępnianie informacji publicznej;
- Działalność naukowo-badawcza;
- Ewidencja sztandarów nadanych jednostkom organizacyjnym;
- Rejestr współpracy z ministerstwami i urzędami centralnymi;
- Współpraca z innymi instytucjami;
- Współpraca między jednostkami SW;
- Opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących Służby Więziennej i umów zawieranych przez jednostki organizacyjne SW;
- Opiniowanie projektów innych aktów prawnych;
- Prenumerata pism i czasopism;
- Współpraca międzynarodowa.
- Udostępnianie informacji do mediów;
- Rejestr monitoringu środków publicznego przekazu;
- Konferencje prasowe organizowane przez CZSW.
2) Biuro Spraw Wewnętrznych:
- Rejestr przeprowadzonych kontroli zewnętrznych;
- Książka kontroli.
3) Biuro Dozoru Elektronicznego:
- Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi;
- Współpraca z samorządem terytorialnym i administracją terenową;
- Współpraca z innymi instytucjami;
- Współpraca między jednostkami Służby Więziennej;
- Nabór funkcjonariuszy i pracowników;
- Akty prawne DG CZSW;
- Opiniowanie projektów innych aktów prawnych;
- Administrowanie oprogramowania systemowego i pomocniczego.
4) Biuro Kadr i Szkolenia:
- Archiwum akt osobowych funkcjonariuszy i pracowników;
-Rejestr legitymacji służbowych funkcjonariuszy i pracowników;
- Ewidencja czasu służby i pracy;
- Dokumentacja doskonalenia zawodowego;
- Rejestr próśb, skarg i wniosków funkcjonariuszy i pracowników Służby Więziennej;
- Dziennik korespondencyjny.
5) Biuro Penitencjarne:
Rejestry penitencjarne:
- Miesięczne sprawozdanie o zatrudnieniu tymczasowo aresztowanych, skazanych;
- Kwartalne sprawozdanie o tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych poddanych terapii w związku z uzależnieniami poddanych badaniom psychiatrycznym i psychologicznym według przyczyn samoagresji, wniosku o warunkowe zwolnienie;
- Sprawozdanie zbiorcze o nauczaniu skazanych w zakładach karnych i poza ich obrębem;
- Informacja (doroczna) o sposobie z wykorzystania środków finansowych z funduszu pomocy postpenitencjarnej przez CZSW i jednostki organizacyjne służby więziennej oraz oddziaływania w zakresie przygotowania do readaptacji społecznej skazanych realizowanej w danym roku sprawozdawczym.
Rejestry Zespołu ds. Funduszy Europejskich:
- Rejestr upoważnień wydanych kadrze SW do przetwarzania danychw ramach projektów POWER.
6) Biuro Ochrony i Spraw Obronnych:
- Dziennik korespondencyjny w formie elektronicznej;
- Urządzenia ewidencyjne dla dokumentów niejawnych;
- Rejestr wydanych przepustek stałych CZSW;
- Rejestr upoważnień do wejścia w porze dziennej i nocnej na teren wszystkich jednostek organizacyjnych Służby Więziennej;
- Rejestr upoważnień do zapoznawania się z planami ochrony jednostek organizacyjnych Służby Więziennej.
7) Biuro Prawne:
- Rejestr aktów prawnych Dyrektora Generalnego Służby Więziennej;
- Rejestr umów cywilnoprawnych oraz wydawanych w obrocie gospodarczym przez Dyrektora Generalnego Służby Więziennej.
8) Biuro Kwatermistrzowsko-Inwestycyjne:
- Rejestr prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
- Rejestr prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień podprogowych;
- Rejestr wniosków o przyznanie pomocy finansowej na uzyskanie lokalu mieszkalnego lub domu.
- Ewidencja ilościowa pojazdów uzytkowanych w jednostkach organizacyjnych Służby Więziennej z uwzględnieniem ich rodzajów;
- Szczegółowa ewidencja pojazdów osobowych, przeznaczonych do celów specjalnych i autobusów z uwzględnieniem jednostki organizacyjnej Słuzby Więziennej, w których są użytkowane.
9) Biuro Budżetu:
- Współpraca miedzy jednostkami Służby Więziennej;
– Projekty zatwierdzonego budżetu jednostek Służby Więziennej;
– Bilanse roczne jednostek Służby Więziennej.
10) Biuro Informacji i Statystyki:
- Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi;
- Współpraca z innymi instytucjami;
- Współpraca między jednostkami Służby Więziennej;
- Informacje stytystyczne o tymczasowo aresztowanych, skazanych i ukaranych;
- Korespondencja związana z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków skutkujących pozbawieniem wolności;
- Korespondencja związana z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków skutkujących pozbawieniem wolności-zapytania o pobytach;
- Korespondencja dotycząca pojemności jednostek penitencjarnych;
- Decyzje w sprawie ustalania pojemności jednostek peitencjarnych;
- Korespondencja związana z transportowaniem osadzonych;
- Korespondencja związana z ustalaniem przeznaczenia jednostek penitencjarnych.
11) Biuro Służby Zdrowia:
- Udział w przygotowywaniu i opiniowaniu aktów prawnych;
- Strategie, prognozy i programy;
- Informacje statystyczne;
- Sprawozdania i informacje miesięczne i kwartalne;
- Analizy zbiorcze dotyczące działalności SW;
- Współpraca z Rzecznikiem Praw Obywatelskich;
- Nawiązywanie kontaktów oraz współpracaz innymi podmiotami na gruncie krajowym i zagranicznym;
- Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego;
- Inwestycje i remonty obiektów SW;
- Opracowywanie projektów budżetu państwa;
- Ustalenia dotyczące osób pozbawionych wolności;
- Wspólpraca z instytucjami wdrażającymi w Polsce programy realizowane ze środków zagranicznych;
- Organizacja, projektowanie i programowanie systemów informatycznych.
Zespół Służby Medycyny Pracy i Bezpieczeństwa i Higieny Pracy:
- Rejestr wypadków funkcjonariuszy Służby Więziennej;
- Rejestr wypadków pracowników Służby Więziennej;
- Dziennik korespondencyjny.
12) Biuro Informatyki i Łączności:
- Rejestr – organizacja projektowania i programowania.
13) Zespół Ochrony Informacji Niejawnych:
- Wykaz osób zatrudnionych lub pełniacych służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, prowadzony zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
- Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych;
- Rejestr kategorii czynności przetwarzania.
14) Audytor Wewnętrzny:
- Dziennik korespondencyjny.
15) Biuro Emerytalne:
- Archiwum dokumentacji emerytalno-rentowej;
- Rejestr archiwalnych akt emerytalno-rentowych;
- Rejestr formularzy zgłoszeniowych PŁATNIK;
- Ewidencja upomnień;
- Ewidencja tytułów wykonawczych;
- Dziennik korespondencyjny.
